2016 關鍵的第一張骨牌:工作趨勢全解
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新手主管進修班:急迫性vs.重要性矩陣

洪懿妍 │ 2011-11 │ 圖片:本刊資料

「重要的事通常不緊急,而緊急的事通常不重要,」這是美國前總統艾森豪的名言。

許多經理人往往就是因為搞不清楚事情的重要性與急迫性,陷入「窮忙」的窘狀。

《與成功有約》的作者柯維曾做過研究,請受訪者依重要性和急迫性來為自己的工作分類。結果發現,他們將多數的時間都花在緊急、但不重要的事情上,結果反而抽不出時間處理真正重要的事。

為了確保自己的時間沒有誤用,新手主管可以利用「急迫性vs.重要性矩陣」圖表,排列工作的優先順序並適時授權。

原則上,分處不同象限的事情,處理方式各有不同:

1. 緊急但不重要

通常這些都是急如星火的瑣事,跟別人有關,卻跟你的工作目標不相關,例如趕在開會前列印資料、接聽電話等。這種急迫的事情一定要處理,但是花愈少時間愈好,必要時,將它們交給部屬執行。此外,有些人會因為自己特別喜歡某項工作,而誤認為這項工作「很重要」,花了太多時間在上頭。因此,仔細思考工作內容,千萬別掉入這種迷思當中。

2. 既緊急又重要

這類事情如果處理不當,會導致嚴重後果,因此要立即因應,例如安全危機、產品品質問題、高層主管在重要會議中需要的報告等。一般來說,如果你事先做好規劃,碰到這類事情的機會很小。

3. 不緊急也不重要

基本上,這類事情既沒有時間壓力,也與你的工作目標無關,可以留到最後有空時再做,例如為你的電腦備份、掃毒。

值得一提的是,落入這個象限的工作如果拖延太久,也有可能會上升至第1象限,因此不要完全置之不理,最好隔一陣子就檢視一番。

4. 雖不緊急但很重要

這個象限裡頭的事情才是你真正應該全心投入的,新手主管在確認這類事情之後,一定要趁著時間還算寬裕之際,做好規劃,按部就班地執行,以免它落入第2象限,變成既緊急又重要的事。

如果你發現落入第2象限的事情很多,你經常疲於奔命地滅火,那麼一定要問「為什麼?」從經驗中學習,不要讓這種事情再發生。

理論上,佔用你最多時間的應該是第1及第4象限的工作,專家建議,理想的工作時間分配比例是:第1及第4象限各佔40%,第2及第3象限則各佔10%。

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