2016關鍵的第二張骨牌:數位工具全解
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用App也要有效率:手機留這些就夠!

李雪如 │ 2016-03 │ 圖片來源:pixabay.com

每個人的智慧型手機裡都有不少App應用程式,卻很少人能像「電腦玩物」站長Esor這樣將它們發揮最大效用。對他來說,App必須能彼此整合、串聯,資訊能同步更新,不必花時間重複輸入,就能管理行程、完成任務清單。Esor推薦11個好用的App,分別列出4項優點並給分,幫助你做好時間管理,工作或生活都更專注有效率。

Evernote

資料整理:20分
雲端同步:20分
強大搜尋:30分
多元筆記:30分

Esor形容,Evernote就像他的第二大腦,將所有看過的書、文章或想法都記錄在裡頭,需要時就進去搜尋。對他來說,Evernote不只是萬用筆記本,更是專案管理工具,除了條列每日待辦事項,他還會依行動目的將筆記分為「行動現在」、「準備未來」和「封存過去」,手上正在進行的工作、過去主編過哪些書籍,都可以在Evernote裡輕鬆搜尋。

Esor利用Evernote力行無紙化的原則,家電的說明書、保證卡翻拍後儲藏在Evernote裡;為了避免家裡物品收納後再也找不到,他也拍照上傳到Evernote。由於Evernote可辨識照片裡的文字,懶得整理名片的人只要隨手拍照上傳,不必刻意建檔成聯絡資訊,日後搜尋一樣很方便。

Google Now

及時助手:20分
個人化:20分
自動學習:30分
服務整合:30分

有別於iOS系統的Siri是個聰明且擬人的應答軟體,Google Now雖然也支援語音服務,但更多時候,它像個貼心祕書,你甚至不必開口,它已經知道你想要什麼。「Google Now不僅有趣,還能確實幫助管理,」Esor解釋,Google Now默默關注你的喜好,透過自動偵測、分析你的行動,提供當下最好的建議。於是,你曾經搜尋過的關鍵字、每天上下班的路線、郵件裡的訂購通知、關注過哪些新聞,都會主動出現在Google Now的個人主頁上,提醒你當天路況、包裹寄送情形、推播類似主題的文章或新聞,還有當地天氣及空氣品質等生活資訊。

Google Keep

排程提醒:30分 協同合作:20分
介面直覺:40分
記錄快捷:10分

Google Keep是個便利貼筆記工具,可以跨iOS和Android系統平台使用,並同步記事內容;使用介面直覺,對記錄瑣事、管理清單特別有幫助。你也可以插入圖片、語音筆記,並使用不同底色將便利貼分類;還可拖曳改變便利貼的順序,將最優先的待辦事項移到最上方,變成簡單有效的任務排程清單。它不但能設定時間提醒,還有週期提醒功能,Esor便將它運用在學習上,透過每週提醒,讓自己反覆練習並記住新觀念。

此外,Google Keep同樣有地點提醒功能,幫你記住在某一地點要完成的任務,例如旅行時要採買的伴手禮、超市的購物清單。便利貼可隨手寫、隨意貼的特點,也反映在Google Keep的協同合作功能上,可傳送給同事或家人共享,除了提醒對方,也可以一起在線上即時編輯,而且不會有便利貼衝突的困擾,減少彼此的麻煩。

Google Calendar

雲端同步:30分
簡潔易用:30分
服務整合:30分
專案管理:10分

Google Calendar設計思維超越一般行事曆App,結合Inbox by Gmail與Google Keep的待辦事項、提醒功能,不必使用另外兩種管理工具,就能和原本日曆的活動行程整合在一起。此外,它還新增提醒功能,可以設定全天的待辦事項,也可以設定特定時間或重複提醒,今天沒有完成的任務,會自動延後到明天的時間表中。

它還可以將Gmail上的行程通知,自動加到日曆裡。比方收到機票訂位的郵件,它會主動將登機時間加入行程,並註記航班、登機時間、目的地等,讓人更便捷地完成這些繁瑣行動,就算後來航班改期,Google Calendar也會自動更新行程,就像真的助理一樣。

Forest

創意管理:10分
操作直覺:20分
遊戲趣味:40分
習慣養成:30分

有時候,時間管理的關鍵在於「打動自己」,所以Esor特別介紹Forest這個App。它的功能非常簡單,說穿了就是一個種樹的小遊戲,當你需要專注時,就種下一個種子,只要30分鐘不滑手機,你的森林裡就會長出一棵大樹;如果不小心破功,那麼森林裡會多出一棵枯木。

Forest將枯燥的時間管理,變成培育森林的有趣遊戲,透過遊戲的具象化目標,可以每天慢慢累積專注時間。這額外的趣味,讓人不管工作或生活都能更專注在當下。

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