2016關鍵的第二張骨牌:數位工具全解
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用App也要有效率:手機留這些就夠!

李雪如 │ 2016-03 │ 圖片來源:pixabay.com

Trello

協同合作:30分
專案管理:20分
雲端同步:20分
介面直覺:30分

Trello的設計概念,源自日本福特汽車的流程管理法。有別於一般條列式清單較難感受到流程重點,它導入專案管理的概念,讓人對於流程產生清晰圖像,只要依靠直覺就能變成管理高手,讓所有任務、想法、資料統統變得井然有序。

在手機App介面操作時,任務排程或清單管理就像便利貼一樣,用手指可直接拖曳任務事項。Trello在電腦網頁或手機端新增的資料都能自動同步,而且免費版本已經能完成所有需求,不管是工作的待辦事項、生活大小事,或團隊進行的專案,都能輕鬆管理。

番茄土豆

排程提醒:30分
專案管理:20分
雲端同步:30分
介面直覺:20分

番茄土豆結合番茄鐘工具與To-Do List(待辦清單)功能,而且操作非常簡單、直覺,堪稱設計最完備的番茄鐘App。使用介面分成土豆(To-Do,我應該做什麼)以及番茄(Pomodoro,我應該立刻做)兩欄,只要在土豆條列今天的工作清單,接著就是利用番茄鐘執行,專注吃完所有土豆。

Esor認為,番茄土豆非常適合每日的衝刺工作管理。番茄鐘的規則是專注工作25分鐘、休息5分鐘,再重複這樣的循環;而番茄土豆除了可以督促自己做好時間管理,還能記錄在番茄鐘時間裡完成了什麼任務,並利用標籤了解不同類型工作的比重,透過每天不斷循環、反省管理,找到最好的時間分配方式。

Feedly

服務整合:20分
版面易讀:30分
資訊蒐集:40分
資料整理:10分

雖然Facebook已經成為大部份人的資訊來源,但Esor認為,有時候反而太容易因社群分享的訊息而分心,所以特別推薦Feedly這個新聞訂閱工具,可直接訂閱自己想看的網站或部落格文章,接收需要以及重要的資訊。

登入Feedly頁面後,“Featured”會過濾尚未閱讀文章裡的重點新聞,右邊還會列出今天幾個比較熱門的新聞網站,查看這些網站發布哪些新聞。你也可以連結自己的社群帳號,在Feedly中查看社群的最新消息。Esor說,因為是主動訂閱的內容,閱讀時不會分心,他每天只花30分鐘就看完所有新聞,讓自己更快進入工作狀態。

Inbox by Gmail

排程提醒:30分
創意管理:20分
智慧秘書:20分
自動整理:30分

如果你搞不清楚Gmail和Inbox by Gmail究竟有什麼分別,看看Esor怎麼使用,就知道後者有多厲害!

Esor說,如果郵件是別人交代的任務,Inbox by Gmail會將收件匣變成一份任務清單,幫你自動分類郵件,在預覽視窗秀出摘要內容,讓你在瀏覽郵件時,可以快速決定要採取的行動,完成後就直接移除(郵件封存但不顯示在收件匣裡)。

它讓人可以運用GTD(Getting Things Done)的時間管理法,將郵件分成待辦、延遲、完成3種狀態。延遲處理的郵件,只要往左滑就會出現延後提醒功能,可以設定時間或地點提醒,那麼信件會暫時隱藏,等到設定的時間或地點一到,再跳出提醒,重新出現在收件匣。對精於時間管理的人來說,Inbox by Gmail可以讓你更得心應手;對那些想要開始過「計畫人生」的人來說,它是個不錯的練習。

Rewire

創意管理:20分
操作直覺:30分
遊戲趣味:10分
習慣養成:40分

Chains.cc

創意管理:30分
操作直覺:20分
遊戲趣味:10分
習慣養成:40分

行為心理學中提到,只要連續21天執行同一個動作,就能養成新習慣。為了不讓習慣養成的鎖鏈斷開,Esor分別推薦了Android版的Rewire和iOS版的Chains.cc,就像打卡一樣,記錄自己是否連續做到希望養成的習慣。

Rewire不但免費,介面簡潔又實用,在主畫面就能清楚瀏覽每個習慣的鎖鏈狀態,綠色代表連續養成的鎖鏈長度,紅色代表中斷,藍色則是跳過。它也提供各種習慣養成過程中的統計,例如從曲線圖可以看到持續上升的習慣強度,圓餅圖可以看到失敗的比例,也有最多連續達成多長鎖鏈的具體數字。同時,Rewire還有筆記功能,讓你可以寫下達成或無法達成習慣的心得或原因,用文字記錄自己的改變。

相較之下,Chains.cc的畫面花俏、有趣許多,雖然要付費(新台幣60元),但可以自訂鎖鏈的顏色,還可選擇沙拉、跑鞋、捲尺等不同鎖鏈圖示。螢幕直立時,主畫面除了顯示習慣計畫,還有英文勵志小語,橫放時則顯示鎖鏈形成狀態,看到各種圖示形成的趣味鎖鏈,讓人彷彿更有動力。網頁版提供更多自訂功能,可簡單敘述計畫內容,例如每天運動30分鐘,也可添加或刪除習慣日記,還有匿名的互助社群可彼此激勵一起完成習慣目標。

達人介紹

Esor Huang,異塵行者,「電腦玩物」站長、城邦PCuSER電腦人出版社主編,起初在網站上介紹雲端工具,是為了幫助系上老師和同學提升效率,後來自己發展出一套雲端筆記、工作術,並著有《Evernote 100個做筆記的好方法:數位化重整你的工作和人生》、《Evernote超效率數位筆記術【Best技巧提升版】:如果我當初這樣做筆記就好了》、《這些Google幫我做好的事:用Google思維重建10倍速工作》等書。

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