2016關鍵的第二張骨牌:數位工具全解
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搞定10個EXCEL難題,不再抓狂

許紫寧 │ 2016-04 │ 圖片來源:EXCEL

很多人都會使用Excel,但很少人能將它用到“Excel-lent”(卓越)。Excel不只是能填數字的工具,它的強大功能可以節省許多整理表格的力氣與時間,讓工作更順利!

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「要學好Excel,觀念絕對比技巧更重要,」Microsoft Office專家王作桓指出。王作桓現為台灣微軟Microsoft Office內部訓練資深講師,連續11年榮獲「微軟全球最有價值專家」(Microsoft MVP Award)殊榮,擁有超過20年企業電腦課程規劃、訓練資歷,著有《Excel工作現場實戰寶典》、《Office 2013提昇企業效率達人實戰技》等書。

請王作桓來解答一般工作者最常見的Excel問題,搞懂觀念再學技巧,你也能晉級Excel達人。

Q1 使用Excel的基本觀念是什麼?
報表格式要正確:

Excel被創造的目的是資料分析,所以正確的「資料庫格式」(database)是報表能否製作完善的關鍵。正確的資料庫格式就是以第一列為資料標題,每筆資料再由上往下、一列列輸入,中間不可留空,也不要插入函數,保持資料完整乾淨。

盡量使用樞紐分析:

善用Excel的內建工具,8成報表都可以用樞紐分析(詳見Q 10),有效率又好上手,剩下2成不能用樞紐分析製成的報表,才使用函數。

設對函數才能提高效率:

函數的相對、絕對位址(address)設定要正確。因為Excel在複製貼上公式時,都會自動調整運算範圍,函數位址設立正確,就能提高效率。

Q2 哪些快捷鍵一定要記起來?
Ctrl+上/下/左/右鍵:

不用點擊滑鼠,就可以快速跳到資料表4個角落的儲存格。

Ctrl+Shift+數字鍵:

圈選要換單位的儲存格後,按搭配鍵與數字,即可轉換數字單位。

F4功能鍵:

可重複上一個步驟。假設最後一個動作是在上方插入空白行,再按一次F4就能重複上方插入空白行。

Alt鍵+「=」:

快速算出數字總和。在要填入總和的儲存格,按下「Alt」和「=」,就可快速得到數字總和。