【圖解】聰明做筆記,要使用「黃金三分割」

作者:張志誠 / 圖:stocksnap.io

圖表3 麥肯錫筆記

麥肯錫貫徹的「思考與傳達的模型」,簡單卻意涵深厚。

圖表4 筆記應用指南

歸納東大生筆記、康乃爾筆記及麥肯錫筆記,3種方法相互呼應。

訣竅3 記得「下標題」,閱讀一目了然

有效率的筆記,必須在上方空白處寫下針對主題的標題,即使是其他人也能一眼就知道筆記的重點。

新聞之所以能迅速抓住讀者注意力,關鍵在標題。同樣的,筆記上方的空間,最好寫下「這一頁到底要表達什麼?」讓日後需回頭找資料時,能一眼知道這一頁寫了什麼、有哪些要點、做出什麼結論,不僅能加快閱讀速度,筆記也才能成為解決問題的資料庫。

如何給筆記下標題?高橋政史建議,如果是學習筆記,上方空間左側寫「標題」,也就是筆記的主題,右側則寫「要點」,也就是該頁內容的整理重點;如果是商務會議或工作筆記,上方空間左側寫下「論點」,也就是問題的核心,右側則寫「結論」,也就是怎樣做可以解決問題,如此,無論再複雜的筆記也能一目了然。

另一個做筆記的重點,是一頁筆記只寫一個主題,如此,標題自然也只有一個主題。另外,即使一頁尚未寫完就完成筆記,新的筆記也不要在同一頁繼續記錄下去,而是換頁重新開始。

訣竅4 篩選重點,拒絕筆記肥胖症

有沒有在開會時被老闆直接打斷說「講重點」的經驗?我們常怕掛一漏萬而想面面俱到,但反而記不住、講不出重點。於是,即使不是職場菜鳥,也抱著「任何事情都先寫下來再說」的心情做筆記,結果事後發現一篇筆記中「這個也重要,那個也重要」,形成「筆記肥胖症」。

《重點就要這樣記》作者吉永賢一認為,要寫出清楚易讀、簡單易懂的筆記確實不容易,但可以嘗試先以「標題」加「項目」的結構來做筆記。簡單的說,標題就是「主題」,項目就是跟主題相關的「詳細內容」,而重要的資訊就是跟「主題」相關的內容,反之就是不重要的內容。以這個原則記筆記,可有效減少不重要的內容。

至於記錄重點時,高橋政史透露,麥肯錫等外商顧問公司習慣只用藍色或黑色筆書寫筆記,重要或需要修正的內容才使用紅色,自然能協助思考聚焦,養成捨棄無意義資訊的決斷力。

訣竅5 終極目的:歸納出結論

醫生看診的目的是為了從症狀找出病因並對症下藥,職場需要的筆記不是蒐集一大堆資訊,而是要找出「解決問題的結論」。無論是方格筆記本的「黃金三分割法則」及「一頁一主題」,目的都在引導頭腦思考:為什麼這頁筆記要下這個標題(也就是論點)?解決這個標題的對策是什麼?

波士頓顧問日本分公司前負責人、早稻田大學商學院教授內田和成說,真正好的論點能釐清「問題本質」。

例如問題(即黃金三分割法則中的事實)是「該如何解決公司營收低迷?」透過觀察,找出可能論點(即解釋)包括「同業競爭」或「整體產業成長低迷」、「業績低迷是一時還是長期」、「是特定部門還是整個公司的業績低迷」。接著利用「問題能不能解決?」、「實際執行的難易度?」、「執行成效有多大?」來診斷論點是否成立。

高橋政史也呼應內田和成的說法,記筆記就像打保齡球,要打出全倒就必須瞄準中央瓶,找出中央瓶就是建立論點,從這個論點為起點,以「事實→解釋→行動,並做出結論」的流程來寫筆記。

寫筆記,其實無關乎能力。只要改掉不良習慣,善用以上5大訣竅,你將會發現,筆記改變人生的力量超乎想像。


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