【圖解】聰明做筆記,要使用「黃金三分割」

作者:張志誠 / 圖:stocksnap.io

記不應是抄抄寫寫後就束之高閣的文字紀錄。好的筆記,不僅是靈感的資料庫,也是帶領思考的心智地圖。無論你是學生或上班族,透過效法頂尖工作人的習慣,精進自己的「筆記術」,能帶給你的比想像多更多。

回想一下,你是否習慣隨手翻開筆記本的空白頁就開始記錄,過幾天不是找不到,就是看不懂自己記錄的重點?努力抄寫課堂或會議內容,卻遺漏老闆最關鍵的發言,結果下次報告被釘得滿頭包?或是跟三五好友在居酒屋閒聊,朋友一句話激發的靈感,隔天醒來卻怎樣都想不起來?這些問題,可能都出在筆記上。

筆記,一直是學生和上班族的好幫手,只要有紙有筆,或有手機、平板電腦,都能做筆記,但方法對了才能幫助我們快速回溯,掌握重點並做出反應。

發明大王愛迪生(Thomas Edison)終其一生共有超過1,500項發明專利,但你可能不知道,他一生記錄了200多本實驗筆記,只要在實驗過程遇到瓶頸,他就回頭翻閱相關筆記,從中尋找靈感和啟發。你也可能不知道,日本趨勢大師大前研一的第一本著作《企業參謀》,便是將他在麥肯錫公司(McKinsey & Company)頭3年的心得筆記集結而成。

《為什麼聰明人都用方格筆記本?》作者高橋政史在與麥肯錫、波士頓顧問(Boston Consulting Group)、埃森哲(Accenture)等外商顧問公司的經理人共事時,發現包括大前研一在內,這些頂尖外商顧問的共通點是使用方格筆記本,也發現工作能力的強弱,差別在於能力強的人會使用大量圖表,重視視覺化呈現,並有邏輯地整理出「易於閱讀」的筆記,而不只是單純抄寫。

記筆記不僅是抄寫的功夫,更是利用書寫記錄訓練深度思考,如果你看不懂自己做的筆記,抄了一堆卻找不到重點,或是抄得密密麻麻,連自己都不知從何閱讀,只要善用以下訣竅,就能幫助你脫胎換骨,工作時更聰明。

訣竅1 改用A4方格筆記本,思考範圍不受限

高橋政史發現,東京大學學生寫的筆記可以直接當成參考書,麥肯錫等外商顧問寫的筆記可直接當成簡報素材使用,他們的共同點在於——使用A4尺寸的方格筆記本。

方格筆記本的特徵是以淺色細橫條和直線畫出正方形的方格,不只方便書寫,也很適合繪製圖表和設計圖,因此自然會成為視覺效果極佳的筆記。

許多人進入職場後,仍習慣沿襲學生時代在福利社買到的B5大小筆記本,但高橋政史強調,學生筆記是為了儲存知識,職場筆記是為了導引出「解決問題的結論」,目的不同。筆記本的尺寸就是思考的範圍,B5筆記本沒有足夠空間彙整想法,而外商顧問都使用A4筆記本的理由很簡單:

●輸入的資訊量龐大
●可綜覽蒐集的資訊,抓住重點,進而彙整資訊
●在商務世界裡,A4尺寸是舉世共通的標準

至於大前研一,是以使用巨大方格筆記本聞名,直到今天,他仍使用在麥肯錫工作時特製的A2(2×2的A4尺寸,如報紙全開大小)巨大方格紙,而且一張紙只寫一個主題,一邊傾聽、一邊做筆記,現場就能導出會議結論。

如果覺得A4筆記本不方便攜帶,《成功快3倍!工作致勝筆記術》作者杉山正裕建議,可用A4活頁型筆記本,外出時只要帶活頁紙,回辦公室再夾入筆記本即可。

訣竅2 「黃金三分割」寫法:事實→解釋→行動

曾任職麥肯錫的大嶋祥譽在《麥肯錫的筆記術:頂尖顧問的思考.書寫技巧》書中提到,在麥肯錫,人們把筆記當成「思考的工具」或「解決問題的工具」來使用。

以思考及解決問題為前提的筆記術,簡單地說,就是將一件事情依照「事實→解釋→行動」的3階段寫下筆記,這也是以麥肯錫為主的麥肯錫筆記、全美知名大學和研究機構廣用的康乃爾筆記和東京大學生的東大生筆記,儘管流派不同,卻都具備同樣架構的「黃金三分割法則」。

例如東大生和康乃爾筆記將筆記本內頁預先分成3部份,包括「板書」空間、「察覺點」空間和「摘要」空間;麥肯錫筆記的架構則是「天空、下雨、帶傘」的思考原則,透過「天空=現在的狀況」、「下雨=對狀況的解釋」、「帶傘=依據對狀況的解釋,決定採取何種行動」,也就是「事實→解釋→行動」的思考原則(圖表1~3)。

歸納這3種筆記法(圖表4),即便東大生和康乃爾筆記較偏重學習筆記,但這兩派筆記中,「板書」等於麥肯錫筆記的「事實」,「察覺點」等於「解釋」,「摘要」等於「行動」,仍有相互呼應之處。總之,只要不斷利用黃金三分割筆記法訓練思考,就能有效整理出有條理的想法。

圖表1 東大生筆記

筆記本攤開2頁做為一個開頁使用,只寫一個主題。
活用右側留白處的人,就能掌握學習的關鍵。

圖表2 康乃爾筆記

筆記本內頁預先劃分成3部份為其特點,是美國知名大學與眾多研究機構皆引進的筆記法。


 關鍵5問:研究所怎麼讀?